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Qui n’a jamais nonchalamment laissé traîner des fichiers (ou des dossiers…) sur son bureau ou dans les téléchargements de son ordi… Ou PIRE ( !!!!) créé un dossier « divers » en vue de le classer plus tard…
 
Albert Einstein avait bien raison... - Mots et cris

Albert Einstein disait : « si un bureau en désordre dénote un esprit brouillon, que dire d’un bureau vide ? », il faut croire qu’il s’était résolu à passer des heures à chercher un fichier sur son bureau… Et encore, il n’était pas virtuel !!!

Alors voici quelques conseils pour ne plus se laisser déborder…
 

1. La méthode "Desktop Zéro"

 
A l’image de la méthode de Marie Kondo pour la maison (Désencombrer, trier, ranger), vous pouvez opter pour la méthode « Desktop zéro ».

En effet, le bureau de votre ordinateur n’est pas un espace d’archivage mais de travail. D’abord parce que les professionnels vous diront que le bureau n’est pas totalement sécurisé, mais aussi parce que celui-ci doit vous permettre d’optimiser votre temps et votre énergie lorsque vous travaillez sur un projet spécifique.

Imaginez un peu si votre bureau, physique cette fois, débordait de dossiers, documents et papiers en tout genre, comment pourriez-vous vous concentrer sur la tâche que vous entreprenez ?
  1. La solution serait donc de commencer par vider son bureau en déplaçant l’ensemble des dossiers et documents vers votre explorateur ou finder, quitte à créer des raccourcis sur votre bureau si dans un premier temps vous avez peur de perdre du temps à lancer l’appli pour les y retrouver.
  2. Dans un second temps, et afin d’éviter de retrouver vos mauvaises habitudes, vous pouvez consacrer 5-10 minutes par jour à ranger les documents « à leur place ».
  3. Une fois cette nouvelle habitude prise, vous pourrez vous contenter de « trier » vos dossiers une fois par mois pour détruire les versions antérieures et supprimer les doublons.
C’est bien beau tout ça, mais les dossiers je les range où et comment ?
 

2. Ranger et classer ses dossiers

 
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
  • Si votre ordi vous sert pour le pro et le perso, commencez par créer un dossier dédié à chaque situation, cela vous évitera d’avoir de multiples niveaux de rangement. Il est aussi possible de créer plusieurs sessions utilisateur sur votre ordi, une bonne façon de séparer pro et perso… ;-)
  • Ensuite, vous pouvez choisir de ranger vos sous-dossiers par :
    • Types : images, documents, films, etc.
       
    • Date : cette solution est très utile pour les documents comptables par exemple. Lorsque vous classez vos documents par date, pensez à le faire en commençant par l’année, suivie du mois et éventuellement du jour, cela vous permettra d’avoir une réelle logique en cas de recherche (2020- 06-10 ; 10 juin 2020)
       
    • Sujet : c’est une solution pertinente lorsque l’on a plusieurs casquettes professionnelles, je pense par exemple aux consultants coachs, formateurs… Vous pourriez avoir des dossiers « consulting », « coaching », « formation »
       
    • Objectif : vente/commercial, informatique, compta, communication, etc.

Il existe aussi une méthode de classement par nombre.

Vous pouvez déterminer 10 grandes familles : ex. 0 – clients, 1- formation, 2-compta, 3-commercial… et ainsi de suite.
Ensuite, vous pourrez insérer à nouveau 10 sous-dossiers dans ces familles : ex. 00 – clients en cours, 01 – clients coaching, 02 – clients formation…,
Et continuer à décliner d’autres sous dossiers : ex. : 100 – développement personnel, 101 – communication/marketing, 231 - téléphonie
 
L’approche est relativement « codée » au début, mais vous permettra de mieux retrouver vos petits ! C’est aussi une méthode pertinente pour vos boîtes mail, cela permet notamment de choisir vous-même l’ordre de vos dossiers plutôt que de conserver le système alphabétique qui n’est pas toujours le plus fonctionnel.

enlightenedSachez aussi que les fichiers dont le nom commence par « _ » s’affichent en premier dans vos dossiers, ceux en « @ » s’affichent en second…
 
Certains systèmes informatiques permettent aussi d’épingler vos fichiers principaux ou encore de leur attribuer une couleur.
 

3. Classer automatiquement avec un logiciel

 

Utilisateurs de Mac, il existe un logiciel : Hazel qui vous permet de créer un paramétrage « automatique » de classement de vos dossiers. Vous pouvez également utiliser la fonction native d’Apple : « dossiers intelligents ».

 

Sur PC, c’est le logiciel Fences qui vous rendra de grands services.

 

4. Utiliser les systèmes de drive

 

Afin de vous faciliter les recherches et partages, vous pouvez également vous appuyer sur les systèmes de drive. Cela vous permettra de simplifier le partage de documents et de bénéficier d’une sécurité de stockage de vos données. Les systèmes de sauvegarde automatique vous permettront de synchroniser vos dossiers et fichiers sans vous en rendre compte et vous pourrez retrouver vos documents de n’importe où avec une connexion réseau !

 

5. Optez pour le minimalisme digital !

 

D’une manière générale, il est recommandé de limiter la création de dossiers. Plus vos libellés de dossiers et documents seront clairs et reproductibles, plus vous vous simplifierez la vie à la trouver… Vous pouvez commencer par créer un modèle type de dossier que vous pourrez dupliquer de client en client, ou de projet en projet pour vous assurer de maintenir la même organisation.

 

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